ISACA Puerto Rico Chapter
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Junta de Directores 2004
MINUTA CORRESPONDIENTE A LA PRIMERA REUNIÓN
DE TRANSICIÓN DE LA JUNTA DE DIRECTORES 2004
Miércoles, 14 DE ENERO DE 2004
MIEMBROS
PRESENTES:
Sra. Lourdes Ortíz Pasada Presidenta Junta de Directores
Sr. Miguel Mercado Presidente Junta de Directores y
Director del Comité de Educación 2004
Sr.
Director del Comité de Actividades 2004
Sr.
Sr. John R. Robles Director
del Comité de “Web Page” 2004
Srta. Ana Marrero Horta Secretaria
de Junta de Directores 2004
Srta. Mayra Calle Miembro
Comité CISA y
Directora
del Comité de Membresía 2004
Sr. Milquiades Quezada CISA Coordinator 2004
INVITADOS:
Sr.
Axel Robert Colaborador
voluntario para la asociación
La reunión se comenzó a las 6:05 de la tarde y presidió la misma el Sr. Miguel Mercado, quien repartió a los presentes copia de la agenda a discutirse, así como una presentación sobre la estrategia de la asociación, establecida por ISACA Internacional como una guía para los capítulos locales (“Overview of ISACA Strategy”). Este documento se utilizará como referencia para la presentación del CISA-CISM Night del próximo 21 de enero de 2004.
El Sr. Axel Robert, CISA y Principal de Axel Robert &
Associates - Information Technology Consulting, estuvo presente en la reunión
por invitación del Sr.
Los trabajos se llevaron a cabo según establecidos en la Agenda preparada (Véase Anejo I).
I. Presentación de la Junta 2004 y establecimiento del quórum
El Sr. Miguel Mercado presentó formalmente a los miembros de la Junta de Directores 2004, incluyendo además la presentación del Sr. Axel Robert y pudo establecerse el quórum con la asistencia de todos los miembros.
II. Proceso de Transición
a. Cambio de Firmas
El Sr. Miguel Mercado visitó la sucursal del Banco Popular de
Puerto Rico en Hato Rey para recibir orientación sobre el cambio de firmas. Se
le explicó que no era necesario que todos los miembros asistieran al cambio de
firmas en el banco, siempre y cuando se solicitara a éstos que incluyeran sus
datos acompañados por sus firmas en los documentos a ser entregados. Por esta
razón, el Sr. Miguel Mercado solicitó a los nuevos oficiales sus firmas,
números de seguro social y copia de sus
licencias de conducir para incluirlas como anejos a los documentos que se
entregarán al banco. Además, el Sr.
b. Informe de Tesorería
El Sr.
Luego, el Sr. Robles presentó formalmente a la nueva Junta de Directores el Estado Financiero de la asociación consolidado al 31 de diciembre de 2003. El mismo mostraba en el “Balance Sheet” que la chequera para el 2004 cuenta con un balance inicial de $18,300.00, el más alto registrado en los veinte (20) años de la asociación. Además, se informó que el total de cuentas por cobrar para este nuevo año es de $4,580.00. Otro detalle relevante fue que por primera vez aparecen dos (2) partidas como las fuentes de ingreso mayores para la asociación, en lugar de una (1) sola como ocurrió en años anteriores. Se trata de las partidas del “Second Annual Symposium” del pasado 3 de diciembre de 2003, con un ingreso total de $15,825.00 y del “CISA Coaching Income”, con un ingreso total de $14,237.27. El ingreso obtenido en ambas actividades generó un total de $30,062.27, que representa cerca del 80% (79.87%) del ingreso total consolidado al 31 de diciembre de 2003 ($37,637.27). Esto confirma que la tendencia para el 2004 es que ambas partidas serán las principales fuentes de ingreso para la asociación.
El Sr. Robles explicó que debido a que el Simposio Anual del 2003 se efectuó en una fecha demasiado cercana al 31 de diciembre de 2003, resultó limitante en términos de tiempo disponible para lograr una reconciliación de ingresos y gastos más precisa y efectiva. Por esta razón, el Sr. Robles sugirió a la nueva Junta que se planifique el Simposio del 2004 con suficiente anticipación para poder efectuarlo en una fecha mucho más temprana y así evitar que se repita tal situación. Los miembros acordaron planificar esta actividad de forma que pueda darse durante el mes de octubre ó noviembre.
Finalmente, el Sr. Robles acordó con el nuevo Tesorero (Sr.
c. Notificación a ISACA sobre nueva Junta
La Pasada Presidenta (Sra. Lourdes Ortíz), preparó una carta
dirigida a ISACA Internacional, notificando la selección de los miembros para
la nueva Junta de Directores del 2004. La Sra. Ortíz le envió al Sr.
Una vez revisado el documento, la nueva Junta de Directores quedó formalmente establecida de la siguiente forma:
|
Nombre |
Función(es) |
|
Miguel Mercado |
Presidente y Director del Comité de Educación |
|
|
Vicepresidente y Director del Comité de Actividades |
|
|
Tesorero y Director del Comité de Finanzas |
|
Ana Marrero Horta |
Secretaria de la Junta de Directores |
|
|
Director del Comité de “Web Page” |
|
Mayra Calle |
Director del Comité de Membresía |
|
Milquiades Quezada |
CISA Coordinator 2004 |
Se recomendó además la participación de las siguientes personas como Colaboradores de la Asociación:
1. Sandra Fonseca
2. Axel Robert
3. Marco Antonio Ramos
Estas personas han ofrecido voluntariamente su colaboración para
dar apoyo a los comités en sus tareas. Aunque han sido unánimemente
seleccionadas, no formarán parte de la Junta de Directores, ya que servirán de
apoyo sólo cuando sea necesario. De igual modo, el Sr.
d. Notificación a socios sobre nueva Junta
El Presidente (Sr. Miguel Mercado) preparará una carta donde se presentará a los socios los miembros de la nueva Junta de Directores 2004 y coordinará su distribución.
III. Aprobación de compra de Quick Books
El
Presidente (Sr. Miguel Mercado) solicitó a la Junta que se aprobara la
adquisición de la nueva versión 2004 del programa Quick Books para llevar las
finanzas en Tesorería. El procedimiento propuesto consiste en visitar tiendas
como COSTCO ó COMP USA en busca de ofertas y precios. La Junta aprobó
unánimemente la compra del programa y acordó que tanto el Presidente (Sr.
Miguel Mercado) como el Tesorero (Sr.
IV. Presentación de estatus de la actividad del “CISA Night”
a. Estatus de comunicados enviados
El CISA Coordinator 2004 (Sr. Milquiades Quezada) informó a la Junta que se envió por Yahoo! Mail la promoción para asistir al “CISA-CISM Night” del próximo miércoles, 21 de enero de 2004 a casi 200 prospectos a tomar el “CISA Review Course 2004”. Este total incluye tanto a los socios que aún no son CISA y no socios que ya estaban en el Mailing List, como a todos los nuevos prospectos identificados en un esfuerzo conjunto del Sr. Milquiades Quezada, la Srta. Mayra Calle y la Srta. Ana Marrero Horta, quienes tuvieron la tarea de preparar las listas de nuevos prospectos, añadirlos al “Mailing List” de la asociación y enviarles la promoción.
Luego de recibir peticiones de que se incluyera información sobre
el CISM en la promoción, el Sr.
En cuanto al precio que se cobrará a los que tomen el repaso, se
estimó que el costo por estudiante para este año será de aproximadamente
$155.00 (incluyendo los materiales: “CISA 2004 Review Manual” y “CISA 2004
Questions, Answers and Explanations”). Por lo tanto, como parte de la
promoción, el Sr.
b. Confirmaciones recibidas
La Srta. Ana Marrero Horta, quien ha estado encargada de llevar registro de la asistencia al “CISA-CISM Night” para dar apoyo a Mayra Calle (Directora del Comité de Membresía) y al “CISA Coordinator”, informó a la Junta que hasta el momento se han recibido un total de 48 confirmaciones por e-mail y por teléfono que ya han sido registradas. A estas personas se les ha estado enviando un e-mail informándoles que han sido debidamente registrados. Además, todos los miembros de la Junta también confirmaron su asistencia al evento, lo que aumenta el total de registrados a 57 personas.
Se sugirió también que será necesario que el Comité de Membresía verifique si las personas que se han hecho socios del Capítulo recientemente han sido incluidos ya en el Mailing List y que se les haya enviado también la promoción al “CISA-CISM Night”.
Además, Tesorería y Membresía tienen que verificar que ya se hayan recibido y registrado los cargos de membresía al capítulo (“Chapter Fees” = $30.00) de los nuevos socios.
Debido a que todos los meses se recibe de ISACA Internacional la lista de socios nuevos, se acordó también que Membresía contará con una Carta de Bienvenida que se le enviará a los socios una vez queden registrados.
c. Confirmación de local
El Sr.
Además, el “CISA Coordinator” informó que estará a cargo de preparar la agenda para la presentación de la actividad. Para ello, llevará su laptop. Informó además que se ofrecerá a los presentes el testimonio de dos personas que voluntariamente confirmaron su asistencia a la actividad para compartir sus experiencias al tomar el CISA y el “Review Course”.
d. Confirmación del Menú para la Actividad
El Sr.
V. Informe de Membresía
a. Conteo de Socios
La Srta. Mayra Calle (Directora del Comité de Membresía), informó a los presentes que al 31 de diciembre de 2003, la asociación cuenta con un total de 143 socios registrados.
b. Espacio en Yahoo!
La Srta. Mayra Calle (Directora del Comité de Membresía) ha estado monitoreando los mensajes devueltos por errores en Yahoo! Mail y contactando a las personas para corroborar la información. Para ello, creó el folder de “E-mail Errors” para mover estos mensajes fuera del inbox. También actualizó los folders de actividades y movió todos los mensajes de confirmación para el “CISA-CISM Night” al folder “Actividad 01 Enero de 2004”. Además, se ha encargado del registro de socios nuevos y de informar por e-mail a la Junta sobre los errores recibidos.
En cuanto al problema de espacio en Yahoo!, la Stra. Mayra Calle se ha encargado de hacer más espacio en el “mailbox”, identificando mensajes que puedan borrarse, sin embargo, se presentaron varias alternativas para resolver esta situación. Finalmente, se aprobó pagar $19.99 anualmente para adquirir más espacio en el “mailbox” a través de Yahoo! Plus!. Esto debe ir acompañado de un monitoreo constante de los folders, para asegurar que el “mailbox” se mantenga siempre con espacio disponible para nuevos mensajes.
VI. Presentación del borrador del plan de educación para el 2004 (Anejo 2)
El Sr. Miguel Mercado, como Director del Comité de Educación, presentó para evaluación de la Junta un borrador del plan de educación para el 2004, incluyendo temas sugeridos para los seminarios mensuales y las fechas estimadas según el calendario. Además, informó a los presentes que ya se planificó y coordinó el seminario para el mes de febrero. El mismo está pautado para el jueves, 26 de febrero de 2004 y será presentado por la compañía SDIF. El tema tendrá por título “Implementing a Successful Virus Prevention”.
En cuanto a los temas para los demás seminarios, a pesar de que presentó algunas ideas en el borrador, el Sr. Mercado solicitó a los presentes sugerencias de otros temas y compañías que puedan presentarlos. El Sr. Mercado acordó revisar el las fechas estimadas en el borrador del plan, para que todas los seminarios se lleven a cabo siempre un miércoles ó un jueves de cada mes.
VII. Presentación del Plan de Mercadeo para el 2004 (Anejo 1)
El Sr. Miguel Mercado solicitó a la Pasada Presidenta (Sra. Lourdes Ortíz) que aclare en la próxima reunión el asunto de la solicitud de reembolso que la asociación le enviará a ISACA Internacional por concepto de gastos incurridos en las actividades de mercadeo, como parte del plan que la Sra. Ortíz diseñó. Las actividades para las cuales puede solicitarse reembolso son:
1. Membership Program
2. CISA Program
3. CISM Program
Además, la Sra. Ortíz discutirá en detalle la misión, metas y contenido del Plan de Mercadeo en la próxima reunión. Por lo tanto, el Presidente (Sr. Mercado) solicitó a los miembros de la Junta que lean detenidamente el plan para que estén al tanto.
VIII. Otros Asuntos:
1.
Aclaración del
Presidente sobre cambios no autorizados al website de ISACA
Debido a que la persona recomendada por
el Presidente de la Junta para actualizar el web page de la asociación hizo
unos cambios a la misma sin estar enterado de que el Sr.
2.
Cambio de contraseña
(“password”) para accesar la cuenta de e-mail en Yahoo!
El Sr. Miguel Mercado se encargará de asignarle una nueva contraseña a esta cuenta de e-mail e informarle a los demás miembros de la Junta.
3.
Visita a universidades
en Ponce para promocionar el CISA y la membresía a la asociación
La Sra. Lourdes Ortíz informó a la Junta que ha estado coordinando una visita a Ponce para orientar a estudiantes universitarios sobre el CISA y promocionar la asociación para que éstos se conviertan en socios del Capítulo de Puerto Rico. Hasta el momento, la Sra. Lolita Vargas, CPA, CISA, CIA ha confirmado su participación en esta gestión para llevar la información a los estudiantes en carácter de profesora. La Sra. Ortíz mantendrá al tanto a la Junta sobre este particular.
4.
Solicitud de reembolso
para el Sr.
La Sra.
Lourdes Ortíz presentó a la Junta de Directores una solicitud de reembolso por
concepto de gastos incurridos por el Sr.
Debido a que ISACA Internacional no ofrece reembolso para este tipo de gasto, se hizo la petición a los miembros de la Junta, quienes aprobaron unánimemente que el capítulo de Puerto Rico reembolse al Sr. Robles la cantidad de $680.00.
5.
Presentación del
Presupuesto para la Actividad de los Veinte (20) Años de ISACA PR
Luego de establecer que la Actividad de los Veinte (20) Años del
Capítulo de Puerto Rico de ISACA se llevará a cabo en octubre del 2004, el Sr.
Finalmente, se acordó que la Pasada Presidenta (Sra. Lourdes Ortíz) presentará a los miembros de la Junta el presupuesto estimado para esta actividad en la próxima reunión, que se llevará a cabo el miércoles, 18 de febrero de 2004 a las 5:30 en las oficinas de GM Group en Río Piedras.
IX. Clausura
No habiendo otros asuntos que discutir,
se dio por terminada la reunión a las 8:12 de la noche.
Sr. Miguel Mercado
Presidente
c Miembros del Comité
amh