ISACA Puerto Rico Chapter
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San Juan PR
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website:
www.isacapuertorico.com
e-mail:
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Junta de
Directores 2004
MINUTA CORRESPONDIENTE A LA ÚLTIMA REUNIÓN
DE LA JUNTA DE DIRECTORES 2004
Miércoles, 1 de diciembre de 2004 en el
Restaurante El Paseo de la Ave. Roosevelt
PRESENTES:
Sr. Miguel
Colón VP - Director Comité Actividades
Sra. Lourdes
Ortíz Pasada Presidenta
Sr. John R.
Robles Dir. Comité de “Web Page”
Ana Marrero Horta Secretaria
Sr. Miguel Mercado Presidente-Director
Comité Educación
EXCUSADOS:
Srta. Mayra
Calle Dir. Comité de Membresía
Sr. Milquiades Quezada “CISA/CISM
Coordinator”
INVITADOS:
Sra. Zulma Rodríguez Colaboradora
del Simposio 2004
La reunión se comenzó a las 5:55 de la tarde
y presidió la misma el Sr. Miguel Colón. Esta reunión se convocó para presentar
los resultados del Simposio 2004, el estatus de los preparativos para la Fiesta
de Navidad del capítulo y establecer una coordinación para finalizar las tareas
pendientes por completar. Además, se hicieron las primeras nominaciones para
los miembros de junta del 2005, se acordaron las fechas de las primeras
actividades del año y se acordó identificar posibles auspiciadores corporativos
para la asociación..
Los trabajos se llevaron a cabo según la Agenda adjunta (Véase
Anejo I).
I.
Establecimiento de quórum
Se estableció quórum con cinco (4) de
los seis (6) directores.
II.
Junta 2005
Hasta el momento, la Junta 2005 estará compuesta por:
Miguel
Colón Presidente
Ana Marrero
Horta Vice-Presidenta
John R.
Robles Tesorero
Zulma Rodríguez Secretaria
Miguel Mercado Director
Comité Educación y Pasado Presidente
Lourdes Ortíz Asesora
(“Advisor”)
Aún faltan candidatos para dirigir el
comité de Membresía, Webpage, para asistir al Tesorero y para el “CISA/CISM
Coordinator”. Ana Marrero se encargará de solicitar por e-mail tanto a socios
como no-socios voluntarios para pertenecer a la nueva junta, enfatizando que
aquellos que deseen participar, recibirán 10 créditos anuales que podrán
adjudicar al total requerido por año.
III.
Fiesta de Navidad
La fiesta de navidad se llevará a cabo el sábado, 4
de diciembre en la Guardia Nacional de San Juan. Se separó el salón para 30
invitados.
a.
Confirmaciones
Hasta el momento, hay un total de 21 personas
confirmadas por e-mail y llamadas telefónicas, incluyendo a los socios de junta
y sus acompañantes. Éstos son:
|
Participantes
(socios y no-socios)
|
Junta
|
|
José
Montes
|
Lourdes
Ortíz (2 personas)
|
|
Raúl
Rivera
|
Miguel
Colón (2 personas)
|
|
Elliot
Mártir
|
Miguel
Mercado (2 personas)
|
|
Denitza
Méndez
|
John
Robles (1 persona)
|
|
Franklin
Calá
|
Zulma
Rodríguez (1 persona)
|
|
Germán
González (2 personas)
|
Ana
Marrero Horta (1 persona)
|
|
Víctor Escalona
y María E. De La Torre
|
|
|
Armando De
Diego
|
|
|
Doris
Torres (2 personas)
|
|
b.
Recordatorio
Invitación
La Junta acordó enviar un recordatorio por e-mail de
la invitación a la fiesta. Para ello, se revisaron los precios originalmente
establecidos y se hizo una rebaja para darle mayor atractivo a la invitación.
Los precios quedaron de la siguiente forma:
Socios: gratis acompañante de
socios: $30.00
Socios de Junta: gratis acompañante socios de
junta: $25.00
No Socios: $30.00
IV.
Resultados del Simposio
a.
Encuesta a los participantes
Hubo un
total de 45 personas que contestaron la encuesta al final de la actividad.
Entre ellos, 30 personas son socios, 12 no socios y 3 auspiciadores.
Los
resultados más relevantes fueron los siguientes:
Puntuación
general del simposio: Excelente (61%)
Bueno (35%)
Necesita Mejorar (5%)
Mejor
Presentación: Lolita Vargas (27%)
FBI (22%)
Lourdes Ortíz (13%)
Round Table (11%)
Presentación
de mayor interés: FBI
Presentación
de menor interés: Deloitte & Touche
Temas de
mayor interés para futuras charlas:
Seguridad
de Información (17%)
Auditoría
de Sistemas de Información (12%)
Calidad de
las facilidades (Hotel Embassy): Excelente (82%)
Pago de
Estacionamiento: Resultó atractivo a los participantes
b.
Recomendaciones para futuras actividades
Al concluir
la revisión de los resultados del Simposio 2004, el Sr. Miguel Mercado sugirió
que se presentara una moción para aprobar la compra de un proyector para la
asociación para uso en todas las acividades.
Respondiendo
a la solicitud de moción, el Sr. John Robles indicó que en lugar de ello, lo
que se ha hecho en años anteriores es un esfuerzo por conseguir auspiciadores
corporativos para la asociación que estén dispuestos a suplir ya sea
aportaciones, facilidades y/o materiales para uso del capítulo durante todo el
año. De esta forma, los costos seríann incurridos por el auspiciador y no por
el capítulo. Se mencionó a Microsoft, la Interamericana y EDP College como
posibles auspiciadores corporativos para el 2005, ya que éstos han sido
aportadores en años anteriores con gran éxito.
El Sr.
Miguel Mercado sugirió además que se identifiquen nuevos auspiciadores, tales
como COMPUSA, para que el capítulo pueda beneficiarse específicamente en cuanto
a materiales de presentación. Además, la junta acordó solicitar por e-mail, por
carta y por teléfono a todos los socios y no socios su colaboración para
identificar y establecer contacto con posibles nuevos auspiciadores. Miguel
Colón revisará un formato de carta que se ha utilizado en años anteriores para
utilizarla este año.
V.
Informe de Tesorería
a.
Informe Financiero para los meses de mayo y
noviembre de 2004
John Robles informó que aún no ha
recibido los estados de cuenta de mayo y noviembre, por lo tanto aún no se han
podido preparar los estados financieros. Miguel Colón solicitará por teléfono
al Banco Popular (Popular Center) una copia del estado de cuenta de la
asociación.
VI.
Informe de Membresía
La Srta. Mayra Calle (Directora del
Comité de Membresía), no pudo asistir a la reunión, por lo tanto no hubo
informe de membresía para este mes.
VII.
Actividades Pendientes
a.
Reunión de
Orientación a la nueva Junta y Planificación de las Actividades para el 2005
La Junta coordinó la fecha del sábado, 15 de enero de 2005 para llevar a cabo la primera reunión del año
donde se orientará a los nuevos socios de junta sobre sus funciones y tareas.
Además, se iniciará la planificación de todas las actividades del año,
incluyendo el repaso CISA y el Simposio.
b.
CISA-CISM
Night
La Junta acordó que el CISA-CISM Night estará
pautado para el miércoles, 19 de enero de 2005 en el Zipperle.
V. Otros Asuntos:
1. Asuntos Resueltos, Pendientes y Nuevos
Se actualizó esta lista con los nuevos
“action items” para la Junta de Directores (Ver Anejo II).
2. ISACA Latin American Leadership Meetings
– Mérida, Yucatán
Miguel Colón (Vice-presidente) asistió a
esta actividad el 22 y 23 de octubre, en representación del capítulo y del Sr.
Miguel Mercado (Presidente). Allí presentó un pequeño informe sobre las
actividades llevadas a cabo este año en el capítulo para presentarlo en este
evento. El documento se encuentra en el Anejo III.
3. Cambio de Firmas
Se acordó gestionar el cambio de firmas
a la mayor brevedad.
4. Llave del apartado de correo
Ana Marrero intentará comunicarse con
Mayra Calle para obtener la llave del buzón del capítulo lo antes posible.
5. Plan de Mercadeo
Aunque la fecha límite para entregar el
Plan de Mercadeo a ISACA Internacional ya pasó, Miguel Colón y Miguel Mercado
lograron que se permitiera la entrega del plan el próximo martes, 7 de
diciembre durante la mañana.
VI.
Clausura
No habiendo otros asuntos que discutir,
se dio por terminada la reunión a las 7:13 de la noche. La próxima reunión será
coordinada por e-mail posteriormente.
Sr. Miguel Mercado
Presidente
c Miembros de la Junta
amh
ANEJO I
ISACA Capítulo de Puerto Rico
1 de diciembre de 2004
Agenda
1. Presentación de la
Junta 2004 y establecimiento de quórum
2. Junta 2005
3. Fiesta de Navidad
4. Resultados del Simposio
n Encuesta a los
Participantes
n Recomendaciones para
futuras actividades
5. Informe de estatus de
Tesorería
n Informe financiero para
los meses de mayo y noviembre
6. Informe de membresía
7. Actividades Pendientes
n Reunión de Orientación
a la nueva Junta y Planificación de las Actividades
para el 2005
n CISA-CISM Night 2005
8. Otros Asuntos
n Asuntos Resueltos,
Pendientes y Nuevos
n Cambio de Firmas
n Llave del apartado de
correo
n Plan de Mercadeo
9. Clausura
ANEJO II: Asuntos Resueltos, Pendientes y Nuevos
(según discutidos en reuniones de Junta)
Asuntos Pendientes:
|
Tarea
|
Asignado a
|
Comité
|
Estatus
|
|
1. Presentación completa
del Plan de Mercadeo de la asociación para el 2005
|
Miguel Mercado/
Miguel Colón
|
Mercadeo y Actividades
|
Pendiente
|
|
|
2. Cambio de firmas 2005
|
Miguel Mercado/
Miguel Colón/
Ana Marrero
|
Junta de Directores
|
Pendiente
|
|
|
3. Notificación a ISACA
International sobre la nueva Junta de Directores 2004
|
Miguel Mercado
|
Junta de Directores
|
Resuelto
|
|
|
4. Notificación a socios
sobre la nueva Junta de Directores 2005
|
Miguel Colón
|
Junta de Directores
|
Pendiente
|
|
|
5. Revisión del Plan de
Educación para el 2005
|
Miguel Mercado
|
Educación
|
Pendiente
|
|
|
6. Selección de dos (2)
personas para que custodien las copias de la llave del buzón del apartado
postal (correo)
|
Miembros de la Junta de Directores
2004
|
Junta de Directores
|
Pendiente
|
|
|
7. E-mail a Alma Alverio
para que coordine local y participación para ofrecer seminarios en el área
norte de PR.
|
Miguel Mercado
|
Educación
|
Pendiente
|
|
|
8. Web-master: Promover
la venta de anuncios en nuestra página.
|
John Robles/
Miguel Mercado
|
Web page
|
Pendiente
|
|
|
9. Obtener el Good
Standing del Depto de Estado y completar las planillas de Hacienda pendientes
desde que nos incorporamos con el nuevo nombre. En espera de datos de records
viejos a proveer John Robles (Pasado Tesorero) y poder cumplir con los
requisitos de licitadores de la Cámara de Representantes.
|
Lourdes Ortiz/
John Robles
|
Junta de Directores
|
Pendiente
|
|
|
10. Publicación de
estadísticas: isacapuertorico.com
|
|
|
|
|
|
a) Lista de socios nuevos
por mes
|
John Robles y Mayra Calle
|
Web page y Membresía
|
Pendiente
|
|
|
b) Lista de CISA’s/CISM’s
|
John Robles y Mayra Calle
|
Web page y Membresía
|
Pendiente
|
|
|
c) Lista de socios de
otros países (Santo Domingo e Islas Vírgenes) y por área geográfica de PR
|
John Robles y Mayra Calle
|
Web page y Membresía
|
Pendiente
|
|
|
d) Seleccionar material
adicional a ser publicado en el website.
|
Miembros de la Junta de Directores
2004
|
Web page y Junta de Directores
|
Pendiente
|
|
|
7. El Tesorero con un ayudante revisarán los estados financieros para abril, mayo, junio, julio, agosto y septiembre 2004. |
Alex Mercado (con la ayuda de John Robles)
|
Tesorería
|
Pendiente
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Asuntos Nuevos:
|
Tarea
|
Asignado a
|
Comité
|
Estatus
|
|
1. Revisar el documento
de ISACA International sobre el seguro (“liability”) para los capítulos.
|
Miguel Mercado
|
Junta de Directores
|
Nuevo
|
Asuntos Resueltos:
|
Tarea
|
Asignado a
|
Comité
|
Estatus
|
|
|
1. Tareas del Simposio
2004
a.
Feb/Mar/Apr/Aug/Sept/Oct – Com
Meetings
|
Lourdes Ortíz, Axel Robert, Lolita
Vargas, Mayra Calle
|
Simposio 2004 Actividades y
Mercadeo
|
Resuelto
|
|
|
b.
May 18 – Board Meeting
Presentation/Confirmed Agenda/Location
|
Lourdes Ortíz, Axel Robert, Lolita
Vargas, Mayra Calle
|
Simposio 2004 Actividades y
Mercadeo
|
Resuelto
|
|
|
c. May 26 - Send letters to Sponsors
|
Lourdes Ortíz, Axel Robert, Lolita
Vargas
|
Simposio 2004 Actividades y
Mercadeo
|
Resuelto
|
|
|
d.
May 26 - Request Week
Proclamation with Governor
Sila M. Calderon
|
Lourdes Ortíz, Axel Robert, Lolita
Vargas
|
Simposio 2004 Actividades y
Mercadeo
|
Resuelto
|
|
|
e.
May 28 – Formalize CPA / ISACA / IIA
/ ACFE Invitation/Web Ad & Registration
|
Lourdes Ortíz, Axel Robert, John Robles
|
Simposio 2004 Actividades y
Mercadeo
|
Resuelto
|
|
|
f.
June – Oct – Registration (Mayra
Calle, In-charge)
|
Mayra Calle
|
Simposio 2004 / Actividades y
Mercadeo
|
Resuelto
|
|
|
g.
Aug 4 - Sponsors Meeting #1/
Sponsors
deposit deadline ($250)
|
Lourdes Ortíz, Axel Robert, Alex
Mercado, Lolita Vargas, Mayra Calle
|
Simposio 2004 Actividades y
Mercadeo
|
Resuelto
|
|
|
h.
Aug 6 – Caribbean Business
Meeting
|
Lourdes Ortíz, Axel Robert, Lolita
Vargas
|
Simposio 2004 Actividades y
Mercadeo
|
Resuelto
|
|
i.
Aug 17 - Speakers Meeting #1
|
Lourdes Ortíz, Axel Robert, Lolita
Vargas, Miguel Mercado
|
Simposio 2004 Actividades y
Mercadeo
|
Resuelto
|
|
j.
Sept 16 – Speakers Meeting #2
(Coordinate material prep)
|
Lourdes Ortíz, Axel Robert, Lolita
Vargas, Miguel Mercado
|
Simposio 2004 Actividades y
Mercadeo
|
Resuelto
|
|
k.
Sept 17 – Early Discount Deadline
(members - $165 (25%), non-members $200 (10%))
|
Lourdes Ortíz, Axel Robert, Lolita
Vargas, Miguel Mercado, Alex Mercado, Mayra Calle
|
Simposio 2004 Actividades y
Mercadeo
|
Resuelto
|
|
l.
Oct 1 - Sponsors Meeting #2
(confirm Symposium Logistic)
|
Lourdes Ortíz, Axel Robert, Lolita
Vargas, Miguel Mercado
|
Simposio 2004 Actividades y
Mercadeo
|
Resuelto
|
|
m.
Oct 1 – Caribbean Business AD
(Finalize coordination)
|
Lourdes Ortíz, Axel Robert, Lolita
Vargas, Miguel Mercado
|
Simposio 2004 Actividades y
Mercadeo
|
Resuelto
|
|
n.
Oct 4 – Recognitions/Awards
preparation/Evaluation Form
|
Lourdes Ortíz, Axel Robert, Lolita
Vargas, Miguel Mercado
|
Simposio 2004 Actividades y
Mercadeo
|
Resuelto
|
|
o.
Oct 15 – Symposium / 20th
Anniversary
Celebration
|
Miembros de Comité y Junta de
Directores
|
Simposio 2004 / Actividades y
Mercadeo
|
Resuelto
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tarea
|
Asignado a
|
Comité
|
Estatus
|
|
11. Simposio 2004: Revisar
el programa educativo y los cambios con el comité del simposio en pleno.
|
Lourdes Ortiz/
Miguel Mercado
|
Simposio 2004 Actividades y
Mercadeo
|
Resuelto
|
|
12. Visitar el Colegio de
CPA sobre la propagando al Simposio 2004 por e-mail y en su revista.
|
Lourdes Ortiz/
Miguel Colón
|
Simposio 2004 / Actividades y
Mercadeo
|
Resuelto
|
|
13. Cambio de firmas 2004
|
Miguel Mercado/
Lourdes Ortiz
|
Junta de Directores
|